メール 本文 英語。 迷惑メールが英語で押し寄せてくる

英語メールの挨拶|件名から自己紹介までビジネスメールの書き出し方を例文付きで解説!

メール 本文 英語

メールは今や、コミュニケーション手段として欠かせないものです。 親しい人とのやり取りだけでなく、会ったことのない相手に送ることも多いですよね。 日本語にせよ英語にせよ、メールの文面で第一印象が決まってしまうので、書き方には注意したいものです。 前回の記事では、英語のメールを書く時の基本中の基本、書き出しの挨拶と結びの言葉の書き方をまとめました。 では、肝心の本文を書き始める時、いったいどんな文章から始めたらいい? あるいは、メールを終わらせる時、最後の文はどんなふうにしたらいい? 次に悩むのは、そんなところ。 というわけで今回は、 英文メールの「導入」と「最後の部分」について、覚えておくと便利なフレーズを、例文とともにまとめていきたいと思います! メールの導入、どう書き始める? さて、最初の Dear … は書けたものの、どんなふうに本文を切り出したらよいか、が結構悩みますよね。 特に 初めての相手に出す場合。 ビジネスや社会的なやりとりの場では、見知らぬ相手にお知らせを送ったり、企業や団体に問い合わせをする場面も多くあります。 知らない相手からメールを受け取ると、「迷惑メール?」なんて警戒する人もいるのでは? 相手の立場に立てば、できるだけ本文の冒頭に、メールの目的がはっきりと書いてある方が、安心して続きを読めるのではないか、と思います。 メールの始め方としては、いろんなパターンがありますが、まず最初に一言、 「~のためにメールしました。 」と書くと、目的が明確になり、メールを受け取った相手にとっても用件が想像しやすいでしょう。 では、 「~のためにメールしました」と書くには? もちろん、色んな表現があると思いますが、まずは以下のような書き方を知っておくと役に立ちます。 I am emailing you to inform you that …(文がくる) …ということをお知らせしたくてメールします。 I am emailing you to enquire about xxx(名詞). xxx について問い合わせるためにメールします。 xxxを確認するためにメールします。 I am emailing you regarding xxx(名詞). xxxについてメールします。 I am emailing you to ~(動詞). ~したくてメールします。 I am emailing you xxx(名詞). xxx をメールします。 例文) I am emailing you to inform that the event has been postponed due to heavy rainfall. イベントは豪雨のため延期されたことをお知らせするメールを送ります。 We are emailing to let you know that we have received your application for the Course II in Computer Science. あなたのコンピュータサイエンス・コース2の申し込みを受け付けたことをメールでお知らせします。 I am emailing to ask for your support for our community sports club. 我々のコミュニティスポーツクラブへのサポートをお願いするためにメールします。 I am emailing to confirm your appointment at 9. 15am on Monday 12 March. あなたの3月12日月曜日午前9:15の予約を確認するメールを送ります。 I am emailing you the scan copy of my Drivers Licence for registration as you mentioned in guidelines. ガイドラインにあった通り、登録に必要な運転免許証のスキャンしたものをメールで送ります。 そしてその後に、必要ならば詳細を述べます。 メールでもそう書く人もいるでしょう。 この書き方には、「野暮ったい」「あまりにも平凡すぎ」というような意見もあるようですが(笑)、英語のメールを書き慣れていない段階で、わかりやすくメールを書く、という意味では、覚えておいて損はないフレーズだと思います。 フォーマルに使えます。 特に、企業への問い合わせや、逆に顧客に対する連絡などに、使いやすい表現です。 また、まったく相手がこちらのことを知らない場合、以下のように自己紹介を兼ねて切り出すのも、礼儀正しい書き方ですね。 私の名前は Mika Anderson です。 ~に関して、あなたの援助をお願いしたく、メールしました。 I am a friend of Naomi Burnett, and she encouraged me to contact you regarding ~. 私は Naomi Burnett の友達です。 彼女が~の件についてあなたに連絡を取るよう勧めてくれました。 英文メールの最後はどう終わらせる? 本文を書いた後に、日本ならば「よろしくお願いします。 」などといった言葉をつけて終わると思います。 英語のメールでは、どんなフレーズで終わらせたらよいでしょうか? もちろん、色んなパターンが考えられ、正解と言うものはないのですが、わりとよく使われるものを例文で紹介します。 ご支援ありがとうございます。 /お時間を取って頂きありがとうございます。 /ご支援ありがとうございます。 /ご理解いただきありがとうございます。 あなたの(あなたにしていただいた)支援に感謝します。 /あなたのお時間をいただいたことに感謝します。 /あなたにいただいたご助力に感謝します。 /あなたがしてくださったサポートに感謝します。 あなたのご支援をいただけたら幸いです。 /あなたのご援助をいただけたらありがたいです。 /あなたのご意見・ご感想をいただけ たら幸いです。 I would appreciate it if you could look over the file attached and give me any feedback. 添付ファイルの内容をご確認いただき、ご意見などがあればお聞かせいただけると助かります。 もしもさらに情報が必要な場合は、お気軽にご連絡ください。 Please let me know if you have any questions. もしもご質問がありましたらお知らせください。 細かいところは、状況に応じてアレンジしてください。 他にも色んな終わり方があると思います。 が、これらを定型として覚えておくと、書き終わりをアレコレ悩まずに済みます。 ビジネス英文メールを書く時の注意点 英文のレターには、ザックリ言って フォーマル(Formal) と インフォーマル(Informal)の2種類があります。 Formal とは、いわゆる「きちんとした手紙」で、知らない人や地位のある人などに書く手紙です。 初めての相手とのビジネスメールや、政府や学校などの公的機関への問い合わせなども、これに含まれます。 一方、 Informal なレターとは、友達やよく知る人などに宛てて書いたもの。 親しみを込めた文面がふさわしいものです。 特に大人の場合は、Formal なレターが書けることは、英語でのコミュニケーションスキルとして、とても大切です。 海外での就職活動などでは、企業の採用担当者にメールを送ることも多いと思いますが、きちんとしたフォーマルレターが書けないと、相手にされないかも……。 フォーマルレターを書く時の大きなルールとして、 「略語を使わない」というものがあります。 また、 ASAP( as soon as possible の略)のような略語も使わないのがルールです。 (一般的にSMS上や同僚とのやりとりに使われるような略語のこと) これは覚えておくとよいでしょう。 BRITISH COUNCIL Learner English Teen というサイトに、 フォーマルなメールの書き方が載っているページがあります。 フォーマルレターの形式、ポイント、注意点、例などわかりやすくコンパクトにまとまっています。 フォーマルなメールを書いたことがない、という初心者の方には、よいテキストだと思うので、紹介しておきますね。 まとめ 英文に限らず、メールって意外と難しいものですよね。 その割に、日常生活でとってもよく使うツールです。 しかも、それを英語で書くとなったら、すごく難易度が高く感じます。 私自身も、英語でメールを書く時はいまだに時間がかかってしまいますが、英語が達者でないなりに自分で気をつけているポイントは、「とにかく伝えるべきことを明確に伝える」ということです。 ネイティブの英語感覚がわからないから、うまい比喩やなめらかな表現はできないけど、だからこそ誤解されないよう、 誰もが使う言葉で、 手短にしかも 必要なことをもれなく、盛り込む。 これに集中することを心がけています。 おかげで、(あくまで今のところ、ですが)特にトラブルや勘違いなどに合ったことはありません……。 後、英文メールを書く上で特に大切なことは、 Formal と Informal の使い分けです。 メールを送る相手や内容、シチュエーションに応じて、どちらのタイプで書くべきか?を考えること。 日本語の敬語とはまた異なりますが、英語にも英語の「社会人として礼儀正しい言葉づかい」というものはあります。 ただ、その区切りが、日本の「丁寧な言葉を使うべき」場面とは微妙に違うんですね。 にも書きましたが、相手とどんな距離感でやりとりするか、というのは、その文化それぞれのマナーがあります。 それを学ぶのも、「英語を学ぶ」ことの一部だなー、と感じます。 今回は、特にフォーマルなメールで使える書き方について紹介しましたが、海外の友達やお世話になった人などに、親しみを込めたメールの書き方もあります。 そちらもいずれ紹介したいと思いますが、ネット上にも色々と例がありますので、検索してみてください。

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英語ビジネスメールの書き方|書き出しの挨拶など英文メールの定型文も紹介!

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ビジネスメールには「型」があります。 メールの本文がスラスラ書ける7つのポイント( 宛名、挨拶、名乗り、要旨、詳細、結びの挨拶、署名)を型として身につけると誰が読んでも分かりやすく、丁寧なメールになります。 この型の一つでも抜けるだけで、雑なメールだと思われることもあります。 それでは順番に見ていきましょう。 宛名 まず、1行目に宛名を書きます 宛名の例 株式会社アイ・コミュニケーション 代表取締役 平野友朗様 相手が企業に属している場合は、会社名と部署名を書いてから、お名前を書きます。 敬称の「様」を忘れずにつけましょう。 相手の会社名は、(株)(有)などと略しません。 お名前は、フルネームのほうが丁寧な印象を与えます。 「株式会社アイ・コミュニケーション御中 平野友朗様」のように、「御中」と「様」は一緒にはつけません。 コミュニケーションが円滑になってくると、「平野友朗様」「平野様」のように、会社名を書かず名前だけにすることもできます。 同様に「さま」を使う事もあります。 しかし、「さん」「さま」は馴れ馴れしいと感じる人がいるのも事実です。 距離感を考えて、適切な敬称を使い分けましょう。 距離感が分からないときは、「様」を使い続けるのが無難です。 挨拶・名乗り 挨拶 ビジネスで最も一般的な挨拶は、外部に送る場合は「お世話になっております」です。 さらに丁寧に「いつも大変お世話になっております」としてもよいでしょう。 社内の場合は、「お疲れ様です」が一般的です。 他の挨拶には、次のようなものがあります。 挨拶の例 ご無沙汰しております。 先日は、ありがとうございました。 早速のご連絡ありがとうございます。 挨拶があるか、ないかでメールの印象が大きく変わります。 メールの印象は、そのままメール送信者への印象へと繋がっていきます。 どんなに忙しくても、礼儀正しく丁寧に挨拶をしましょう。 名乗り 企業に所属しているのであれば、宛先と同じように、 会社の正式名称と所属部署と名前を書きます。 名乗らずに書き進めてしまうと、相手が今までのやりとりや背景を思い出せないまま読み進めてしまうかもしれません。 それが誤解の元になります。 メールをスムーズに読み進んでもらうためにも、きちんと最初に名乗っておくことが大切です。 署名があるから名乗りは不要と考える人もいますが、相手がどのような環境で見ているのか分かりません。 相手がiPhoneをはじめとするスマートフォンで見ている場合、一覧性が低いため送信者が誰だか気付かないかもしれません。 その場合、冒頭に名乗りがないと、どこの誰からのメールか分からないため、メール本文を下までスクロールして署名を確認してから読むことにもなるでしょう。 相手に手間をかけさせないためにも、冒頭に名乗りは必須です。 名乗りの例 東京本部の平野友朗です。 株式会社アイ・コミュニケーションの平野友朗です。 お疲れ様です。 平野です。 要旨 挨拶をしたら、いよいよ本題に入ります。 まずは メールの主旨を簡潔に説明しましょう。 何のためにメールを送ったのか、用件を冒頭で宣言しましょう。 要旨の例(メールを送る目的や理由) 打ち合わせの日程について、ご相談いたします。 先日のお礼を申し上げたく、メールをお送りしました。 お見積内容のご確認のために、ご連絡いたしました。 返事がほしい場合は「お手数ですが、ご確認よろしくお願いいたします」「お返事をお待ちしております」といった一文を。 あとに続く文章が長くなる場合には「長文で恐縮ですが、ご一読のほどお願いいたします」といった断りを付け加えておくと丁寧でしょう。 詳細 いよいよ本文に入ります。 何よりも大切なことは、分かりやすく書くこと。 時間をかけて長文の大作を書き上げても、中身が伝わらなくては意味がありません。 文章を分かりやすく書くコツは、「自分は相手に何を伝えたいのか」「相手に何をしてほしいのか」ということを明確にしてから書き始めること。 そして、簡潔で丁寧な文章を心がけることです。 書き終えたら第三者の立場になって読み返してみましょう。 相手の立場で読み返してみて、理解が難しい箇所があれば書き直しです。 文章構成は6W3Hで メールの文章の特徴は簡潔であることです。 伝わらないということを避けるためにも、 結論を先に述べることが、ビジネスでは必要です。 簡潔に、結論を。 それから詳細を伝えましょう。 一般的に使われている構成が「 6W3H」の構成です。 これらを意識することで、簡潔に要点をもらさず伝えることができます。 When(いつ)• Where(どこで)• Who(誰が)• Whom(誰に)• What(何を)• Why(なぜ)• How to(どのように)• How many(どれだけ)• How much(いくらで) 箇条書きを使う メ-ルでは、 箇条書きを使うことも効果的です。 内容によっては、文章で伝えるのではなく箇条書きを使うと、読む側にとっても明瞭で分かりやすくなります。 詳細の例 内容:ビジネスメールコミュニケーション講座 日時:2020年2月20日(木) 場所:株式会社アイ・コミュニケーション セミナールーム 対象:新入社員もしくは研修担当者 参加費:8,800円(税込) 結びの挨拶 代表的な結びの挨拶は「よろしくお願いいたします」。 冒頭の「お世話になっております」や「お疲れ様です」と、セットで使われることが多い言葉です。 結びの挨拶の例 今後ともよろしくお願いいたします。 ご検討の程、よろしくお願いいたします。 引き続きよろしくお願いいたします。 ご協力いただけますよう、よろしくお願いいたします。 これらの言葉は、本文で述べた用件を最後に強調したいときに用いるとよいでしょう。 内容に合わせて臨機応変に、相手が気持ちよくメールを読み終えられるような言葉でメールを締めくくりましょう。 署名 署名は、いわばメール上の名刺のようなもの。 次の項目を盛り込んでおくだけで、どこにあるどのような会社か簡単なプロフィールを伝えることができます。 会社名、部署名• 名前(読みにくい名前は、よみがなも記載)• 郵便番号、住所、ビル・建物名• 電話番号• ファクス番号• メールアドレス• sc-p. また、開催中のセミナーの案内や新商品のお知らせなど、署名で2~3行の告知をすることもできます。 署名の活用法のページで、署名の活用テクニックについて解説しています。 ぜひ、そちらも参考にしてください。

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英文ビジネスメール基本のフォーマット

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英語メールの適切な書き出しや、宛名、件名の書き方が分からず、予定以上に時間がかかったという経験をされたことはないでしょうか。 事務的なお知らせの英語メール 仕事でお世話になった方への、お礼メール クレームへのお詫びメール 英語ビジネスメールは、冒頭部を読んだだけで、受信者が「メールの目的」をある程度読み取れるように書くのが鉄則です。 ですから、内容の性質によって、書き出しの一文が違ってきます。 では、具体的にどんなフレーズを使えば良いのか? 今回は、メールでのビジネスコミュニケーションで大切な、「書き出し」の部分にフォーカスをあて、事務的なお知らせ、良い知らせや悪い知らせ、感謝、お詫び、お礼メールなど、様々なケース毎に分けて、ネイティブ講師が作った、使えるフレーズをご紹介します。 英語ビジネスメールの書き出し — 件名の書き方 ビジネスメールの件名は、内容を「読んでもらう」ために、とても大切な欄です。 毎日、何十、何百と受信するメールの中には、不要なセールスメールや優先順位の低いものがあり、あなたはその「件名」と「発信者」の部分を見て、読むか削除するか、後回しにするかを判断しているはずです。 ですから件名は、それを見ればメールの概要が分かるような、具体的かつ適切なものを記入すべきです。 ビジネス英語メール件名の例 問い合わせ英語メールの件名例 Inquiry regarding Product No. 1111(製品についての問い合わせ) Inquiring about your estimation for the price of XXX(見積もりについての問い合わせ) Estimate of Product ABC(商品ABCの見積もり) Deadline for Draft of Product Information(製品情報の原稿の期限について) 情報などの請求メールの件名例 Requesting a catalogue of your new line of products(カタログの請求) Request for Information on Internship Programs (インターンシッププログラムの情報をお願いする) お知らせメールの件名例 Change of Company Name(社名変更のお知らせ) Amended draft of non-disclosure agreement(ドラフトの修正版) Sales Meeting on October 6(セールス会議のお知らせ) Changing the date of our appointment on October 6(アポイントメントの変更) 感謝、お礼メールの件名例 Thank you for your help during the summit(お礼) Thanks for Advice(アドバイスへの感謝) 謝罪、お詫びメールの件名例 Apology for Delayed Delivery(配送遅延についてのお詫び) Sincere Apologies for Confusion(混乱についてのお詫び) お祝いの件名例 Congratulations on Your Promotion(昇進のお祝い) Congratulations on Your Marriage(ご結婚おめでとう) どうでしょう? こんな風に具体的に書いてあれば、件名から内容の想像がつき、読まずに削除するという事はないでしょう。 緊急のメールの件名の書き方 早急に返事や対応が必要なメールの場合は、件名欄にUrgent を入れます。 それに加え、起して欲しいアクションについて、期限を一緒に明記しておくと、より効果的です。 <例> —————————————— Urgent: sales agreement draft check required before October 19, 2017 —————————————— 英語メールの件名を書く際の注意点 内容が想像できない抽象的な件名は避けましょう。 ジャンクメールと間違われたり、開封を後回しにされてしまいます。 たとえば、下記のような件名はNGです。 —————— Hello Thank you How are you? Present for you Question —————— 英語ビジネスメールの書き出し — 宛名の書き方 名前は、どうしても分からない場合を除き、出来るだけ書くようにしましょう。 適切な相手、担当者に届き、確実に読まれるようにするためです。 担当者の名前が分かる場合の「宛名」の書き方 男性の場合 : Dear Mr. John Smith, または、Dear Mr. Smith, 女性の場合 : Dear Ms. Jane Smith, または、Dear Ms. Smith, 同僚など、相手があなたにとって親しい人であれば、そのままファーストネームを使っても良いでしょう。 や Mrs. はビジネスの場では使用を避けましょう。 未婚・既婚の別は、仕事上関係ありません。 未婚・既婚を確認するのも大変ですし、万一間違えてしまった場合、相手の気持ちを害する原因にもなります。 部署名だけ分かる場合の「宛名」の書き方 名前が分からなくても、部署が分かれば、それを書きましょう。 下記のようになります。 ————————————————- Dear Human Resources Department staff Dear Hiring Manager, ABC Co. , Ltd. 相手の性別だけでも分かっている場合は、下記のように書きましょう。 男性: Dear Sir, 女性: Dear Madam, 性別も分からない場合は、下記のように書きます。 — Dear Sir or Madam, — Dear Sirs or Madams,(複数の場合) — Dear all,(複数の場合) To Whom it May Concern: 担当者も、担当部署名も分からない場合は、 To Whom It May Concern: としても良いでしょう。 非常に便利でよく使われる表現です。 英語メールの書き出しと同様、締めの部分も大切です。 併せてお読みください。 英語ビジネスメールの書き出し — ネイティブ講師が教える例文、フレーズ集 いよいよ、本文です。 メールの目的を示す1行目をどんな風に書けば良いのか、具体的にネイティブが作ったフレーズをみていきましょう。 初めての相手へのメールの書き出し(自己紹介) 初めてメールする相手の場合は、書き出しの部分に、あなたの名前、部署名、(社外であれば会社名)を書き、その後にメールの目的を書くことで、相手が理解しやすいメールとなります。 必要な場合は、自社の簡単な説明も入れると良いでしょう。 <社外の場合> サンプル1 ——————————————————————— I hope you do not mind my contacting you out of blue. My name is Yoko Ito of the financial division at ABC Corporation. I came across your website at www. example. com and found your new accounting service XXX very interesting. 突然のご連絡で、失礼いたします。 私は、伊藤洋子と申しまして、ABC社の財務部の者です。 貴社のウェブサイトwww. example. comを拝見し、新しいXXXアカウンティングサービスに大変興味を持っております。 社名と部署、どうしてメールをするに至ったかが明記されています。 ——————————————————————— サンプル2 ——————————————————————— My name is Akiko Yamada, from ABC Corporation. ABC is a food processing company based in Tokyo, Japan and I am the person in charge of logistics in the Asia-Pacific region. ABC社の山田明子と申します。 ABCは、日本の東京にあります食品加工会社で、私はアジア太平洋地域のロジスティクスを担当しております。 貴社が先週の月曜にリリースされえたXXXディストリビューション・サービスに大変興味を持っております。 会社の簡単な説明、そしてどんな目的でメールをしているかが分かります。 ——————————————————————— サンプル3 ——————————————————————— My name is Taro Sato, senior director of sales for ABC Corporation. Our company is involved in trading and is specialized in textiles. John Smith from XYZ Corporation gave me your email address and recommended that I should contact you. 私はABC社の販売部門のシニアディレクターをしております、佐藤太郎と申します。 当社は特に繊維に特化した貿易会社です。 XYZ社のジョン・スミスさんからメールアドレスを頂き、ご連絡をするよう勧めて頂きました。 会社の説明と、どういう経緯でメールアドレスを得て、連絡しているかが分かります。 ——————————————————————— <社内の場合> サンプル1 ——————————————————————— I am Yukiko Tanaka from the marketing department. 私は、マーケティング部の田中由紀子です。 来週、セールスミーティングを開催しますので、お知らせいたします。 ——————————————————————— サンプル2 ——————————————————————— I am Taro Takahashi, of human resources. As announced in the previous general staff meeting, we are now researching the current status of working overtime in each division. 人事部の高橋太郎です。 前回のスタッフの全体会議で発表したとおり、現在、各部署の残業状況を調査しています。 ——————————————————————— サンプル1.2ともに、そのメール目的が最初のパラグラフで読み取れます。 なお、自己紹介の仕方については、にてご紹介しています。 会社の業界や業種の説明など、会社の紹介の仕方や、自分の担当や役割を説明して自己紹介をする方法など、ネイティブが作ったフレーズが載っています。 そちらも参考に、あなたの状況にカスタマイズして使ってください。 英語メールの本題に入る前の前文 — ちょっとした心遣いの言葉 社内メールの場合、前文を省略していきなり始めて構いませんが、前に一言、相手を思いやる言葉があると、好印象です。 It was good to talk with you over the phone last Monday. I trust that you are keeping well. I expect you are keeping well. I hope you are well. I hope you are doing well. How are you doing? (かなりカジュアルです。 親しい同僚の場合にのみ、使いましょう。 ) お知らせ英語メールの書き出し 事務的なお知らせは、以下のような表現で始めます。 お知らせ事項は、電話より、記録に残せるメールになる事が多いため、特に使用頻度が高いフレーズです。 相手や状況によって使い分けましょう。 Please be advised that our office will be closed for the Christmas holiday from 23 December to 26 December. 12月23日から26日まで、クリスマスのため休業致します。 お電話でお話ししましたとおり、うちの部署での有給取得の状況をお知らせします。 I am writing you to inform that we have received the samples of your new line of products. 新製品のサンプルを受け取りました。 This is to inform you that we will be conducting our server maintenance from 2am to 5am on October 1. 10月1日の午前2:00~5:00まで、サーバーのメンテナンスを行います。 良いニュースを知らせる時の、英語メールの書き出し 冒頭にポジティブな言葉が並ぶため、読み手は、その後に良い知らせが続く事が分かります。 どんな内容なのか、ワクワクしますね。 I am pleased to be able to inform you that we have achieved our sales goals for the second quarter of this year. 今年の第二四半期の販売目標を達成しましたので、お知らせします。 I am delighted to inform you that Mr. Smith will join us as a sales consultant from next month. 来月より、スミスさんがセールスコンサルタントとして参加してくださる事になりました。 We are really happy to inform you that we have launched our new project in Singapore , as scheduled. 予定どおり、シンガポールの新しいプロジェクトが立ち上がりました事をお知らせします。 悪いニュースを知らせる時の、英語メールの書き出し 悪いニュースを知らせるのは気がひけますが、ハッキリと事実を知らせ、その背景や理由も出来るだけ説明するようにしましょう。 I am sorry to inform you that our meeting will be postponed until next Wednesday, because of the delayed arrival of the new sales adviser. 新しいセールスアドバイザーの到着が遅れますので、会議は次の水曜日まで延期となります。 I am sorry to have to inform you that the negotiations with XXX Corporation, which we had been dealing with for the last 2 months, have broken off. We were unable to reach a mutual agreement due to some conflicts, especially in the shareholding portion. 残念ながら、2ヶ月間にわたって取り組んできましたXXX社との交渉は不調に終わりました。 株式の持ち分など、いくつかの点で合意に達することが出来ませんでした。 I deeply regret to inform you that the position you applied for was just filled by another candidate. 非常に残念ですが、応募いただきましたポジションは、他の方の採用が決まりました。 Unfortunately, we have no choice but to abandon some of our brands, due to a serious decline in revenue for the past few years. 残念ですが、過去数年間の深刻な収入の落ち込みから、いくつかのブランドを閉鎖する他ないという結論に達しました。 申し上げにくいのですが、あなたの書類は基準を満たしていません。 恐縮ですが、急な仕事のため、午後のミーティングに参加する事ができません。 I am extremely regretful to tell you this, but I have to decline your offer this time. I have just accepted another offer, and I will be occupied with it for the next few weeks. 本当に残念なのですが、今回のオファーはお断りさせて頂きます。 他のオファーを受けたばかりでして、数週間はそちらに掛かり切りになります。 問い合わせの英語メールの書き出し メールで問い合わせをする時の書き出し例です。 I would like to enquire about the changes of regulation put in force in your city last month. あなたの都市で先月施行された規則の変更について、伺わせて下さい。 I am writing with reference to the current status of XXX Project. We have a number of questions which we hope you will be able to answer. XXXプロジェクトの現在の状況についてご連絡します。 いくつか質問がありますので、ご回答いただけると助かります。 来月リリースのサービスにつ、情報を頂けると有難いです。 (この表現は非常にカジュアルですので、特に親しい間柄の人にのみ使いましょう。 ) 電話での問い合わせの仕方については、でご紹介しています。 社内だけでなく、社外向けの電話でも使える、お問合せの英語フレーズが並んでいます。 「電話の英語は苦手」と思われる方は必見です。 併せてお読みください。 メールでお願い事をする時 相手の忙しさや都合に配慮する言葉を入れられると、好印象です。 Would it be possible for you to change your vacation schedule as I anticipate that we will be busy during that time? 今月末に省庁に提出しなければならない書類の作成を手伝って頂けないでしょうか。 I would be grateful if you would give me some advice on developing our future business plan in the agricultural industry. 農業部門の将来の事業プランの展開について、アドバイスを頂けると有難いです。 急ぎのお知らせや、依頼のメール 急ぎのメールについては、件名欄に Urgent: と入れた上、下記のような言葉で、最初の一文でも、緊急である事が分かる表現を入れましょう。 また、期限も加えると、相手のより素早い対応を促せて効果的です。 I apologize for this short notice but I am wondering if you could complete the AAA document before November 22? 直前のご連絡となって恐縮ですが、11月22日までにAAA書類を仕上げて頂けませんか。 I am sorry to rush you, but could you please send us the strategic proposal for developing our business in the South-East-Asia region, by next Monday morning? 急かして申し訳ないのですが、来週月曜の朝までに、東南アジア地域での事業展開についての戦略案を送って頂けますか。 Could you let me know right away what is happening? 急かしたくはないのですが、午前中までに送って頂くようお願いしたサンプルが届いていません。 どういう状況か、すぐに回答いただけますか? クレーム・苦情のメール クレームや苦情も、上の緊急メールと同様、早い返事や対応を望む場合が多いでしょう。 こちらも、書き出しの冒頭で、クレームであること、緊急である事が分かるように書き、その後具体的な状況の通知や、その他相手に望む対応などがあれば、明記しましょう。 I wish to draw your attention to an issue with the delivery of your product XXX. We placed the order on September 3 and it was supposed to reach us in two days. However, we have not received it yet and have not heard anything from you about it. Could you let us know the current delivery status, as well as when you can deliver it, ASAP? XXXのデリバリーの問題について、ご連絡します。 9月3日に発注し、2日後に届くことになっておりましたが、まだ届いておらず、それについての連絡も頂けていません。 現在のデリバリーの状況と、いつ届くのか、至急ご連絡下さい。 I am deeply disappointed with your new service. It is regrettable that it did not meet our expectations. I plan to stop using it immediately, and also request that you provide a refund for it. Could you let me know what your procedure is with regard to this? 貴社の新しいサービスには、本当に落胆しています。 期待をしていたようなものではなく、残念です。 すぐに使用を停止し、また返金もお願いしたいと考えております。 それに関する手続きをお知らせください。 貰ったメールへの返事 相手からの連絡を受けてのメールなので、with reference toや、further toなど、「(頂いたメールの)~の件について」という表現が重宝します。 Thank you very much for your email. ご返信、ありがとうございます。 Thank you very much for your spontaneous reply. 素早いお返事、ありがとうございます。 11月23日のメールにお返事させて頂きます。 With reference to your last email regarding the current situation with the XXX project in Dubai, I have some new information that may be of interest to you. ドバイのXXXプロジェクトの現状について頂きました、この前のメールに関してですが、ご興味をお持ち頂けそうな新しい情報があります。 Further to your email, please be informed that we have now received the revised draft. 頂きましたメールにつきまして、ドラフトの修正版を受け取りましたので、お知らせします。 返事が遅れた時のお詫び 何かしらの理由で、相手への返事が遅れた場合のお詫びの言葉の例文です。 親しい間柄の場合は短いお詫びの言葉を、まだ親しくなっていない相手であれば、丁寧に、遅れた理由も添えると良いでしょう。 Please accept my sincere apologies for the delay in replying to your email. I was not able to get back to you earlier, as I was occupied with some urgent business. メールへの返信が遅れましたこと、心からお詫び申し上げます。 緊急の仕事がありまして、すぐにお返事する事ができませんでした。 I apologize for the delay in responding to your email. Things here have been extraordinarily busy for the past few days. ご返信が遅くなりまして、申し訳ございません。 ここ数日非常に忙しくしておりました。 Please forgive me for taking so long to reply. I apologize for replying so late. I am sorry for my late response. お礼のメール 互いに良い関係を築くため、ほんの小さな事柄でも、感謝はその都度、伝えたいですね。 I would just like to make you aware that we have successfully launched our new line of XXX products. I would like to thank you all for your hard work over the last four months. 新製品XXXを発売する事が出来ましたので、お知らせいたします。 4か月間、力を尽くして頂き、皆さんに感謝しております。 I would like to express my sincere thanks for your advice on the project. プロジェクトにアドバイス頂き、本当に感謝しております。 I would like to take this opportunity to thank you for showing me around your office on Monday. It was a very informative and productive visit for me. I really appreciate that you took the time out to do so, in spite of your busy schedule. 月曜日は、オフィスをご案内頂きまして、ありがとうございました。 色々学ぶことが出来、大変実りの多い訪問となりました。 お忙しい中、お時間を取って頂きまして、本当に感謝しております。 Thank you for taking the time to see me this morning. It was great to exchange our views and opinions on the circumstances surrounding our current business, and its future. 今朝は、お時間を頂きまして、ありがとうございました。 現在のビジネス環境と将来について、意見を交わす事ができて、本当に良かったです。 ありがとうの表現については、でもご紹介しています。 こちらも併せてご活用ください。 お祝いのメール 感謝の言葉同様、受け取って嫌な気持ちになる人はいませんし、出す方も嬉しい気持になれます。 積極的に出して、良い関係を築いていきましょう。 I am writing to send you my warmest congratulations on your promotion. 昇進、おめでとうございます。 I wish you all the best for your new job. 採用、おめでとうございます。 Congratulations on opening a new shop. 開店、おめでとうございます。 XXX社のシニアアドバイザーに就任されるとの事で、お喜び申し上げます。 お詫びのメール 素早く、真摯に書き、問題の原因や、出来れば今後の対応策なども添えるようにしましょう。 Please accept my sincere apologies for not being able to join your team in spite of your generous offer. せっかくオファー頂いたのにチームに参加する事ができず、大変申し訳ありません。 残念ながら、今後2か月は他のプロジェクトが入っており、他の仕事をしながらでは、ご期待に沿えるような効果的なチームへの貢献が出来そうにありません。 Please accept our apologies for the unavailability of the service. We have found some faults with it and are now aiming to fix them. We expect to resume normal operations within 2 days and we will make sure to let you all know as soon as the service becomes available. We are very sorry for any inconvenience this may cause. Thank you very much for your patience and understanding. サービスが停止しており、申し訳ありません。 いくつかの障害が見つかっており、修復をしているところです。 2日間で通常のオペレーションを再開の見通しです。 サービスをお使い頂けるようになりましたら、皆さまにお知らせ致します。 ご不便をおかけしまして、大変申し訳ありませせん。 また、お待ち頂き、またご理解を頂きまして、誠に ありがとうございます。 First of all, please allow me to apologise for the delay in delivery of XXX. Whilst this explains what occurred, I acknowledge that it does not justify it. まず最初に、XXXの配送が遅れました事をお詫び申し上げます。 社内の伝達にミスがあり、オーダー票がロジスティクスに届いておりませんでした。 このご説明が、遅れを正当化するものでない事、承知しております。 イベントに参加できない事をお知らせするのが遅すぎるのは承知しております。 本当に申し訳ありません。 I apologise for any inconvenience that this may have caused. メールに添付書類を付ける場合 ビジネスメールへの書類や画像の添付は、とても一般的です。 添付書類の説明は、下記のような表現で行います。 I have attached the draft. Attached is a copy of the agreement. Please find attached a copy of the report. Please see attached. The draft of the agreement is as attached. As you can see in the attachment, Mr. Smith has written some comments on your project proposal paper. まとめ 英語メールを書き慣れていない方も、ご紹介したネイティブの例文の、太字の部分を元にして、前後をアレンジすれば、簡単にビジネスメールを作成できます。 最初の一行、あるいは1パラグラフで、メールの目的を書いてしまえば、あとは、具体的な情報を沿えていくだけです! アポイントメントのメールであれば時間や場所等を、クレームメールであれば、求める対応策などを書くことで、形になっていきます。 是非、お仕事でご活用ください。 ネイティブ講師による、では、この記事で述べたようなビジネスの場で使える英会話をトレーニングし、身に付けることができます。 もご用意しておりますので、ぜひ一度お試しください。 お読み頂きまして、ありがとうございました。 こんにちは。 アットイングリッシュ/@English グローバル人材開発室リーダー 新田洋子です。 こちらの編集を担当しております。 私達は、ネイティブ講師による、中級、上級者向けオンライン英会話スクールとして、おかげさまで1 4年間、皆さまと関わらせて頂いております。 本当にありがとうございます。 その感謝を込めて、このサイトと無料メルマガで、 英会話スクール運営で蓄積してきた、【ビジネス英語上達のヒント】をシェアさせて頂きます。 それに際し、以下の3つをご提供することをお約束します。 無料で学べる機会• 考える工夫、伝える技術• 学び合い、成長する仕組み 英語でのコミュニケーションを通して、ビジネスでのご活躍、人生が一歩進むようなお手伝いをさせていただければと願っております。 仕事での英語(スピーキング)に お困りの方へ このサイトとメルマガは、流暢に英語を話すのには不可欠な、知識のインプットを担っています。 実際に喋れるように練習したいとお考えの方は、弊社サイトを訪れてみてください。 ネイティブ講師の、 中級、上級者向けオンライン英会話 アットイングリッシュ/ English (無料体験レッスンも用意しています).

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